Notas verbales

   Entre las funciones que cumple la empresa es fundamental desarrollar contacto con otras entidades, en especial lo que corresponde a las relaciones publicas. La nota verbal cumple el papel de vincular a los funcionarios de las empresas.

   Es una comunicación breve que tiene por objeto expresar saludos, invitaciones, agradecimientos, pésames, entre otros, en general, asuntos personales y sociales.

   Se debe redactar en tercera persona, habitualmente en mas de un párrafo y tiene la siguiente estructura:

1. Membrete y logo de la empresa.
2. Nombre, cargo y firma del emisor.
3. Saludo.
4. Nombre y cargo del destinatario.
5. Mensaje de acuerdo con el objetivo de la nota.
6. Lugar y fecha de emisión.

   Existen varios tipos de notas verbales, tales como:

1. Agradecimiento.
2. Felicitaciones.
3. Condolencias.
4. Declinación.
5. Excusa.
6. Cortesía.
7. Invitación.

Ejemplos:

AGRADECIMIENTO

FELICITACIONES

CONDOLENCIA

DECLINACIÓN 

EXCUSA

INVITACIÓN

Informe

Certificado

Carta de empleo

CURRÍCULUM VITAE

Carta de demanda

Esta carta se extiende cuando están agotadas las probabilidades de cobro por las vías normales.

Es evidente que el envío de una deuda a cobranza judicial requiere una demanda al cliente que significa el TERMINO de las RELACIONES COMERCIALES.

Esquema:
1. Referencia a las cartas de cobranza anteriores
2. Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas
3. Comunicar envío de los antecedentes al Dpto. Jurídico de la empresa para efectuar la cobranza judicial.

Cobranza enérgica

Esta comunicación CIERRA EL CICLO de la cobranza normal, es muy dura y amenaza con la vía judicial. Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.

Esquema:
1. Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente
2. Dejar constancia de la descortesía en no dar respuestas a la carta de compra
3. Dar un corto plazo de cancelación
4. Amenazar con envió a cobranza judicial

Invocatorio de cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta invocatorio de cobranza.

Esta debe redactarse con gran tacto, procurando instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito  de no perder la calidad de cliente correcto y puntual para sus pagos.

Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de ellas seran redactadas con mayor fuerza e instando al deudor cancelar su deuda.

Esquema:
1. Denota sorpresa por la deuda impaga.
2.Reconoce buen servicio de las deudas anteriores
3. Solicita cancelación INMEDIATA, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuro.

Correspondencia de cobranza

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y convencimiento del deudor  para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.

En algunos casos con una simple y atenta carta de aviso, pero en otros, será imperioso el apremio enérgico.

Debe considerarse que la cobranza ES SIEMPRE MOLESTA; por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente en las siguientes misivas que será necesario enviar.

Aviso de vencimiento: Se caracteriza por la sutileza del texto, prácticamente solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima, normalmente se confecciona en formularios.

Esquema:
1. Comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso por pagar.
2. Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.

Denegación de prórroga

Esta comunicación debe redactarse con un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural del solicitante al ser denegada su petición.

Esquema:

1. Alude a la carta de solicitud de prórroga.

2. Acepta argumentos del deudor.

3. Señala impedimento para conceder la prórroga

4. Saluda invocando comprensión.

Conseción de prórroga

Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga , considerando que son verdaderas y que él está en condiciones de modificar sus cálculos financieros.
Esquema:
1. Se aceptan las razones expresadas por el deudor.
2. Concesión de prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, entre otros.
3. Expresión de mesurada buena voluntad.

Correspondencia de prorroga

Frecuentemente en la vida de los negocios, se produce el hecho de que un empresario se da cuenta anticipadamente que no podrá cancelar una deuda en forma oportuna.

Con el fin de no perjudicar sus buenos informes comerciales, que son de gran utilidad para la obtención de créditos, recurre a la solicitud de prorroga, lo que da origen a este tipo de correspondencia.

1. Solicitud de prorroga:
Esquema:
1. Precisar situación económica que se atraviesa.
2. Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda.
3. Agradecer anticipadamente el servicio.

Sinonimia comercial

La sinonimia comercial nos sirve para utilizar otras palabras y no repetir siempre las mismas.

1. Adquirir: comprar, conseguir, lograr, invertir, obtener.

2. Anexo: incluso, incluido, adjunto, incorporado, agregado.

3. Calidad: clase, categoría.

4. Carta: misiva, mensaje, atenta.

5. Comprador: adquirente, cliente, consumidor.

6. Consentimiento: acuerdo, aceptación, acogida, beneplácito, aprobación.

7. Consultar: averiguar, inquirir, indagar, investigar, preguntar, pregunta, interrogar.

8.Contestar: responder, informar, satisfacer, cumplir.

9. Condición: estipulación, clausula, modalidad.

10. Cotizar: valorizar, valuar, valorar,tasar.

11. Presente: actual, presente, en curso.

12. Descontar: rebajar, reducir, mermar, disminuir, restar.

13. Efectuar: hacer, llevar a cabo, verificar, materializar, operar, ejecutar, realizar.

14. Embalar: empaquetar, enfardar, retobar, envasar, encajonar, empacar.

15. Empresa: organización, entidad, organismo, institución.

16. Enviar: expedir, remitir, despachar, remesar, mandar.

17. Exacto: justo, cabal , fiel, preciso, concreto.

18. Garantizar: avalar, afianzar, caucionar, asegurar, garantir, responsabilizarse.

19. Girar: emitir, extender, librar.

20. Incluir: adjuntar, agregar, insertar, acompañar, anexar.

21. Informar: comunicar, anunciar, avisar, participar, transmitir.

22. Mercadería: mercancía, producto, bien, articulo.

23. Pagar: enterar, acreditar, finiquitar, abonar, saldar.

24.Pedir: solicitar, requerir, demandar, rogar.

25. Precio: importe, monto, costo, cuantía, valor, cantidad, suma.

26. Proporcionar: suministrar, entregar, abastecer, provicionar, proveer, surtir.

27. Recibir: aceptar, admitir, acoger.

28. Satisfacer: agrado, complacencia, placer.

29. Vender: comercializar, expender, negociar, distribuir.

30. Vendedor: oferente, expendedor, proveedor, abastecedor.

Carta de justificación

Carta de justificación: Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente culpable por los errores expresados por el reclamante. Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

Esquema:

• Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa vendedora
• Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar
• Proporción de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante
• Expresiones amables que mejoren la relación 

Carta de explicación

Carta de explicación: La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficiencia. Para ello, estos requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes a un buen servicio. Pero, a veces, estas buenas intenciones se ven amagadas por fallas mecánicas o humanas que impidan cumplir fielmente lo convenido ( aquí el cliente tiene la razón).

Esquema:

• Aceptación de la queja
• Explicación del error cometido
• Proporción del arreglo inmediato
• Expresión de pesar por los errores
• Señalar la adaptación de medidas que impidan nuevos equívocos

Carta de reclamación

1. Carta de reclamación: Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.

Para  que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta se extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Esquema:

•  Referencia al pedido.
• Detalle de la recepción.
• Fundamento de la queja .
• Propuesta de arreglo.

Correspondencia de ajuste

Correspondencia de ajuste

Las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada, dado que las operaciones comerciales que las empresas realizan entre si, por fallas humanas pueden generar un problema de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones, con gran prejuicio para la disolución del sus actividades.

Por esta razón, las reclamaciones, las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espíritu de equidad y moderación.

Este tipo de correspondencia incluye:
1. Carta de reclamación
2. Carta de explicación
3. Carta de justificación

Carta de recepción

5. Carta de recepción: Por medio de esta comunicación, el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando, también, las obligaciones estipuladas en la cotización. Igualmente, en esta carta es posible el envió de cheques o letras en cancelación total o parcial de la mercaderías. En este caso, es conveniente certificar la carta, para asegurar la recepción de los valores.

Esquema:

• Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas.
• Especificar la forma de pago.
• Señalar envió de documentos en cancelación.

Carta de remisión

4. Carta de remisión: Es la comunicación  en que el vendedor anuncia el envió del pedido al comprador.

Esquema:

• Alusión a la carta de pedido.
• Fecha y forma de envió.
• Referencia a los documentos que se adjuntan ( guías de despacho, facturas, letras por aceptar, entre otras.)
• Solicitud de envió de valores (cheques, letras, entre otros.)

Carta de pedido

3. Carta de pedido: Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es conveniente la cotización recibida.Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercancía que se requiere, cantidad, calidad. embalaje, entre otros.

La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de compra de parte del cliente, quien acepta las condiciones establecidas en la cotización.

Esquema:

• Alusión a la carta de cotización
• Orden de despacho
• Indicación de la forma de pago

Carta de cotización

2. Carta de cotización: Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado. Su tono debe ser amable, para lograr, en definitiva, la venta de la mercadería.

Esquema:

• Alusión a la carta de consulta.
• Descripción detallada del producto: cantidad, calidad y formas de envió.
• Precios y condiciones de pago.
• Fecha del despacho
• Incitación a la compra

Correspondencia compraventa

La compraventa es la operación fundamental que realiza el comercio, lo que motiva una variedad de cartas, entre las cuales se distinguen las siguientes:

1. Consulta
2. Cotización
3. Pedido
4. Remisión
5. Recepción

1.Carta de Consulta

Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escritor a las distintas firmas proveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den precios mas convenientes y mejores condiciones de pago.

Esquema:

• Alusión a la oferta si la hubiere
• Motivo que origina la consulta
• Especificaciones del producto
• Solicitud de precios y condiciones de pago
• Plazo de la recepción

Carta publicitaria

Esta tiene como propósito dar a conocer un producto, interesando al cliente para que lo compre.

Por tanto, estas cartas deben ser claras, dinámicas, sugestivas, interesantes y muy bien presentadas.

Esquema:

• Describir detalladamente las características mas notables del producto ofrecido.
• Señalar ventajas del producto frente a otros similares y garantías de calidad.
• Invitar al cliente para que lo adquiera o para que pueda conocer personalmente el producto y sus ventajas.

Me llamo Natalia Correa y estudio en el Colegio Politécnico "San José" en el curso 3°E, en el cual en la asignatura de Redaccion Informática a cargo de la profesora Arlene Arratia, coordinadora de la Especialidad Secretariado, dio la tarea de crear un blog con el propósito de enseñar como crear cartas comerciales.